Gestire il ciclo delle entrate in modo efficiente non è un compito facile e richiede una costante attenzione. Ogni fase del ciclo delle entrate – dal momento in cui un paziente è programmato per un appuntamento fino al momento in cui il pagamento viene ricevuto dalla compagnia di assicurazione – è altrettanto importante per massimizzare i rimborsi assicurativi.
È vitale per la stabilità finanziaria dell’ospedale o dell’ufficio medico avere un processo in atto per ciascuna fase del ciclo delle entrate.
Non solo riceverete i pagamenti in modo tempestivo, ma ridurrete anche l’onere per il personale addetto alla fatturazione, abbasserete i costi amministrativi e, soprattutto, mantenete un rapporto positivo con i vostri pazienti.
1. Verifica delle assicurazioni
Il ciclo delle entrate dovrebbe iniziare prima dell’arrivo del paziente. Non appena l’appuntamento è fatto, le informazioni sull’assicurazione del paziente devono essere verificate. Poiché le informazioni sull’assicurazione possono cambiare in qualsiasi momento, anche per i pazienti normali, è importante che il fornitore verifichi l’idoneità del membro ogni volta che vengono forniti servizi. I vantaggi derivanti dall’ottenimento della verifica assicurativa prima dell’arrivo del paziente includono:
- Ridurre i rifiuti dei reclami dovuti a informazioni non valide sui pazienti
- Ottenere autorizzazioni preventive
- Garantire una registrazione più rapida e / o abilitare la pre-registrazione
- Verificare quali servizi medici sono coperti / non coperti
- Ottenere informazioni circa il co-pagamento, la coassicurazione e la franchigia del paziente
2. Collezioni anticipate
Il modo più rapido per aumentare il flusso di cassa e migliorare i tassi di raccolta è quello di raccogliere la responsabilità del paziente in anticipo. I pazienti sono meno inclini a pagare o sono difficili da raggiungere una volta che i servizi sono stati eseguiti. Anziché attendere la fase di raccolta del ciclo delle entrate, i fornitori dovrebbero approfittare della discussione delle questioni finanziarie e della raccolta dei pagamenti dei pazienti nelle prime fasi del processo.
Avvisare i pazienti prima dell’arrivo di quale sarà la loro responsabilità stimata e informarli che è richiesto il pagamento prima di eseguire i servizi.
Inoltre, la consulenza finanziaria può aiutare a determinare l’idoneità del paziente all’assistenza pubblica, all’assistenza sanitaria o ai piani di pagamento, che possono anche essere difficili da fare una volta che il paziente ha già ricevuto un trattamento. Questo processo contribuirà a ridurre al minimo il carico di lavoro del personale di fatturazione e a migliorare gli sforzi di raccolta.
3. Codifica dei reclami puliti
Presentare un reclamo pulito è l’unico modo per garantire il pagamento corretto la prima volta. La fatturazione corretta la prima volta eviterà ritardi nell’elaborazione dei reclami e, in alcuni casi, un rimborso più elevato. Un reclamo pulito è accuratamente completato in conformità con le compagnie assicurative e le linee guida per la fatturazione del governo federale.
Una sfida importante per i provider è l’identificazione e l’adesione alle regole specifiche del gestore relative alla codifica. Sebbene i problemi di codifica non siano l’unica ragione per negazioni dell’assicurazione, a volte possono essere trascurati a causa di un rimborso inferiore rispetto ad altri dinieghi che potrebbero non avere alcun rimborso, come informazioni errate sui pazienti. È molto importante che lo staff di codifica e fatturazione tenga aggiornate le informazioni sulle linee guida per la fatturazione per tutti i vettori.
Ricordarsi di assicurarsi che le informazioni sul paziente siano accurate per prevenire anche le negazioni.
4. Gestione tempestiva dei rifiuti
La maggior parte delle compagnie assicurative è tenuta a pagare il reclamo o a fornire un rifiuto per iscritto entro 30 giorni dal ricevimento. Un reclamo che non è stato elaborato entro 30 giorni è soggetto a sanzioni sugli interessi, tuttavia, il pagamento degli interessi non è nel tuo obiettivo. Il tuo obiettivo è quello di essere pagato il più rapidamente possibile. L’adozione di un approccio proattivo alla gestione dei dinieghi può migliorare sostanzialmente i giorni di AR.
- Il personale addetto alla fatturazione deve dare seguito alle richieste di rimborso in 10 giorni lavorativi di reclami elettronici fatturati e 15 giorni lavorativi di fatture cartacee per accertarsi che il reclamo sia stato ricevuto e per sapere se il reclamo è già stato elaborato.
- Se un reclamo è già stato negato, un rappresentante del reclamo può dirti al telefono invece di aspettare che il diniego venga inviato per posta. È possibile eseguire immediatamente un’azione correttiva.
- Se non è stato ricevuto alcun reclamo, ne sei a conoscenza molto prima per inviare nuovamente il reclamo.
5. Revisione pagamenti
Il passaggio finale nella gestione del ciclo delle entrate consiste nell’esaminare i pagamenti per verificarne l’accuratezza. Assicurati di ricevere il rimborso totale per il tuo contratto di assicurazione. A volte un rimborso inferiore può essere effettuato a causa di un errore di codifica o eventualmente di un errore di pagamento effettuato dalla compagnia assicurativa. Eventuali incongruenze dovrebbero essere affrontate tempestivamente in modo che possano essere risolte tempestivamente.
