Qualsiasi modo semplice ed efficace per assicurarsi che i pazienti ricevano informazioni importanti per la loro assistenza è di fornire loro le dispense. Le cinque dispense più necessarie per i nuovi pazienti includono la prima dispensa per le visite, l’elenco di cosa portare, la politica di pagamento, le note sulla privacy e il sondaggio sulla soddisfazione dei pazienti.
1Formazione di prima visita
La prima visita a un nuovo fornitore può essere piena di ansia per un paziente. Le preoccupazioni di un paziente possono riguardare una condizione medica, responsabilità finanziarie o semplicemente l’ansia naturale di incontrare un nuovo medico. Ridurre l’ansia può essere semplice come fornire risposte semplici alle domande che possono avere o fornire informazioni di base sulla propria pratica medica. Assicurati di includere le seguenti informazioni:
- Messaggio di benvenuto del paziente
- Introduzione alla pratica medica
- Una breve biografia di ciascun medico
- Cosa dovrebbero aspettarsi dal loro primo esame
- Informazioni di contatto
- Ore di funzionamento
- Servizi forniti
- Altre posizioni
2 Elenco di cosa portare
I pazienti e le loro famiglie devono assumere un ruolo attivo nella loro assistenza sanitaria sapendo di cosa sono responsabili. Una delle responsabilità è portare informazioni importanti per facilitare il processo di registrazione o per aiutare il medico a fornire il trattamento migliore. Ci sono 10 cose che un paziente dovrebbe portare ogni volta che si presentano nel tuo ufficio per il trattamento.
- Informazioni sull’assicurazione
- ID foto
- Parte responsabile / Informazioni
- Informazioni demografiche
- Pagamenti
- Informazioni cliniche
- Contatti di emergenza
- Informazioni sugli incidenti
- Direttive avanzate
- Pre-autorizzazione / Referral
3 Politica di pagamento
Assicurarsi che i pazienti siano a conoscenza della politica di pagamento proprio l’inizio è un modo per evitare la confusione in seguito. I pazienti hanno maggiori probabilità di pagare le loro spese mediche quando sono informati delle aspettative finanziarie dell’ufficio medico. Includere anche informazioni sul programma di assistenza finanziaria, se ne hai uno.
Assicurati di includere le seguenti informazioni nella tua politica di pagamento:
- Gli importi di co-paga, franchigie e coassicurazione sono dovuti prima che i servizi vengano resi per ogni visita
- I pazienti con pagamento automatico sono tenuti a pagare l’intero importo per intero
- Forme di pagamento accettabili quali assegni personali, carte di credito e carte di debito
- Spese tardive per importi fatturati non pagati entro un determinato periodo di tempo
- Spese per appuntamenti mancati non cancellati o riprogrammati in anticipo
- Un elenco di compagnie assicurative partecipanti
- I pazienti devono fornire prova di assicurazione prima del trattamento o essere considerato auto-retribuzione
4 Avviso di pratiche sulla privacy
Gli operatori sanitari hanno l’obbligo di fornire ai propri pazienti un avviso di pratiche sulla privacy. Questo avviso, come richiesto dalla HIPAA Privacy Rule, dà ai pazienti il diritto di essere informati sui loro diritti alla privacy in relazione alle loro informazioni sanitarie protette (PHI).
Prima del primo trattamento di un paziente, i fornitori devono presentare l’avviso prima che i servizi vengano eseguiti, eccetto in situazioni di emergenza. I pazienti devono firmare una conferma scritta che hanno ricevuto l’avviso di pratiche sulla privacy. L’obiettivo principale delle comunicazioni sulla privacy è di notificare ai pazienti i loro diritti e le modalità di esercizio di tali diritti. L’avviso dovrebbe descrivere alcune informazioni in termini di facile comprensione:
- Come il fornitore utilizzerà e divulgherà il proprio PHI
- I diritti dei pazienti hanno riguardo al proprio PHI
- Una dichiarazione che informa il paziente delle leggi che richiedono al fornitore di mantenere la privacy del proprio PHI
- Chi può contattare i pazienti per ulteriori informazioni in merito alle politiche sulla privacy del fornitore
5 Sondaggio sulla soddisfazione del paziente
C’è solo un modo per sapere quanto bene il personale ei medici dell’ufficio medico forniscono assistenza ai pazienti – basta chiedere. Fornire sondaggi sulla soddisfazione dei pazienti a tutti i pazienti che visitano il proprio studio medico sempre per valutare l’efficacia dei processi e dello staff.
Per determinare se il tuo studio medico ha un flusso regolare del paziente, trova le risposte alle seguenti domande:
- Il paziente ha parlato con rispetto quando ha chiamato per un appuntamento?
- Il paziente è stato accolto dall’addetto alla reception con cortesia e rispetto?
- Quanto tempo ha aspettato il paziente per vedere il medico?
- L’infermiere e il medico hanno spiegato i dettagli dei servizi forniti al paziente?
- L’infermiere e il medico hanno risposto a tutte le domande del paziente?
- Il paziente ha ricevuto un eccellente servizio clienti?
- La sala d’esame era pulita, confortevole e preparata?
- La sala d’attesa era sicura, pulita e spaziosa?
