Solo perché la legge dice che hai il diritto di ottenere copie delle tue cartelle cliniche non significa che tutte le entità coperte siano disposte a fornirle. Il tuo medico o il tuo assicuratore potrebbero negarti l’accesso per motivi che non hanno senso per te, ma per qualche motivo sono importanti per loro. Nella maggior parte dei casi, è illegale per loro negare l’accesso, secondo le leggi sull’assicurazione della portabilità e l’accountability Act del 1996 (HIPAA). Ecco i passaggi da eseguire per determinare se hai diritto legale alle tue cartelle cliniche e cosa fare se ti viene negato l’accesso alle cartelle cliniche:
Hai il diritto di accedere ai tuoi archivi? Sono disponibili?
Assicurati di avere il diritto di ottenere quei record e che i record sono disponibili. Ci sono alcune circostanze in cui non hai diritto a loro. Inoltre, ci sono requisiti di tempo di archiviazione delle cartelle cliniche che variano in base allo stato in cui vivi, al tipo di documento, al registro dei problemi medici e al luogo in cui vengono conservati i registri.
Hai seguito il protocollo per ottenere copie delle tue cartelle cliniche?
Assicurati di aver seguito il protocollo giusto per ottenere copie delle cartelle cliniche.
Fare semplicemente una telefonata potrebbe non essere sufficiente. Ci sono alcuni passaggi che potresti dover prendere, inclusi la scrittura di lettere e le firme. Incluso nel protocollo è il pagamento per i record.
Potrebbe essere richiesto il pagamento delle copie delle cartelle cliniche prima che vengano fornite. L’importo che è possibile addebitare varia in base allo stato. Se non puoi permetterteli, ogni stato fornisce anche una procedura per ridurre i costi.
Hai richiesto la tua documentazione medica da un’entità coperta?
Assicurati di aver fatto la richiesta da un’entità coperta. Questi sono designati dall’HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) del 1996 e includono fornitori che trasmettono informazioni sanitarie in formato elettronico, piani sanitari e centri di assistenza sanitaria.
Se si effettua la richiesta da un’entità non coperta, la richiesta non sarà soggetta alle leggi e ai requisiti HIPAA. Trova una delle entità coperte che hanno i tuoi record e fai la richiesta lì.
Hai aspettato abbastanza per ottenere i documenti?
Assicurati di aver atteso per tutto il tempo che l’organizzazione ha, per legge, per ritardare l’adempimento della richiesta.
Secondo la legge federale, la quantità massima di tempo che possono ritardare è di 60 giorni.
Alcuni stati prevedono meno tempo di quello. Controlla le leggi del tuo stato per sapere quale dovrà essere il tuo tempo di attesa.
Come presentare un reclamo se ti è stato negato l’accesso alle tue cartelle cliniche
Assicurati di aver seguito tutti questi passaggi:
- Assicurati di avere il diritto a quei documenti
- Seguendo i passi e il protocollo giusti per ottenere le cartelle cliniche
- Doppio controllo che hai fatto la richiesta di un’entità coperta
- Hai aspettato abbastanza a lungo …
Una volta che sei sicuro di averli completati, se ti viene ancora negato l’accesso ai tuoi documenti sanitari, puoi presentare un reclamo al Dipartimento della Sanità degli Stati Uniti e servizi umani. Segui la loro procedura di reclamo contro l’entità coperta che ti sta negando l’accesso.
Importante: questo reclamo deve essere presentato entro 180 giorni dal rifiuto. Inoltre, la legge proibisce le ritorsioni da parte dell’entità coperta.
Queste leggi sulle cartelle cliniche hanno denti. Sono stati testati da Cignet Health, un centro sanitario del Maryland quando ha negato i record a 41 pazienti nel 2008 e nel 2009. Nel 2011 sono stati riscossi 4 milioni di dollari di multe contro Cignet Health per aver violato la legge. Tale azione è il risultato di reclami presentati dai pazienti attraverso la procedura di reclamo sopra descritta.
