Tutti sono d’accordo sul fatto che la funzione primaria di un ufficio medico è la cura dei suoi pazienti, tuttavia, al fine di per rimanere in pratica e prosperare, l’ufficio deve riscuotere il pagamento per i servizi resi. La codifica, la fatturazione e le collezioni sono una parte vitale delle mansioni del personale dell’ufficio medico e una corretta formazione e linee guida sono fondamentali per il completamento di questi compiti.
Il dipartimento di fatturazione lavora a stretto contatto con il personale addetto alla codifica nello studio di un medico. In alcuni casi, la stessa persona svolge i compiti di codifica, fatturazione e riscossione, ma si tratta di tre posizioni distinte. Anche se alcuni degli aspetti di ciascun lavoro si intersecano con gli altri, hanno anche responsabilità molto specifiche.
La codifica facilita effettivamente il processo di fatturazione portando uniformità alle procedure attraverso codici riconoscibili. Utilizzando codici diagnostici standard e codici di procedura riconosciuti dalle compagnie di assicurazione, da tutte le pratiche mediche e dalle relative agenzie di assistenza, il codificatore medico garantirà che le compagnie di assicurazione o "pagatore commerciale" o i Centri per Medicare e Medicaid (CMS) riconosceranno l’articolo fatturato e come la diagnosi garantisce tale procedura, test o trattamento.
Il processo di fatturazione inizia dall’assunzione del paziente. È importante ottenere tutte le informazioni sull’assicurazione prima che il paziente sia visto, se possibile, in modo che tutte le parti capiscano che ogni visita e procedura costano al paziente di tasca propria.
Le poche sorprese che i tuoi pazienti hanno sul pagamento dei servizi resi, saranno le più felici per tutti. Quando il paziente arriva e presenta le informazioni sull’assicurazione, è fondamentale che le informazioni fornite siano verificate con la compagnia di assicurazioni attiva, i benefici concessi e che il fornitore sia attualmente contrattato con quella specifica persona pagante.
I siti web contengono disinformazione, scadono i contratti e cambiano i benefici, quindi la verifica dei dati è molto importante.
Per risparmiare tempo, entrate e peggioramenti, ogni procedura che non rientra nel normale ambito di una visita d’ufficio dovrebbe essere pre-autorizzata con largo anticipo o entro i limiti temporali del piano assicurativo specifico. Eventuali pagamenti dovuti dal paziente devono essere discussi e raccolti prima della procedura, del test, della terapia o del trattamento. Le copie devono sempre essere pagate prima che un medico sia visto dal medico, al fine di evitare eventuali problemi in seguito.
Gli incassi degli importi scaduti rappresentano il modo meno efficace di rimborso. Più a lungo una bolletta è scaduta, minore è la probabilità che venga riscossa e più denaro costa all’ufficio in tempo e alle ore di lavoro. Questa è la ragione migliore per avere uno staff di codifica e fatturazione efficace nel tuo studio medico.
Un reclamo negato da parte di un pagatore commerciale è un probabile motivo per cui una fattura non viene pagata in tempo. Quando sia il paziente che il personale hanno fatto la loro due diligence in anticipo, questo è meno probabile, ma succede. Potrebbe essere necessario un appello da parte dello staff con qualsiasi chiarimento o spiegazione. Un appello da parte del paziente è un’altra possibile soluzione, ma il paziente deve essere reso consapevole della possibilità che saranno responsabili di eventuali saldi in sospeso.
Mentre un accordo di pagamento è spesso uno dei primi ordini di lavoro nel compilare i documenti di assunzione dei pazienti, la probabilità è che il paziente non abbia letto attentamente il documento. A volte il paziente non si sentiva bene al momento e non prestava attenzione al documento, o si aspettava semplicemente che la maggior parte o tutte le sue fatture venissero pagate dalle compagnie assicurative. Discutere la responsabilità finanziaria prima che ci sia un problema è la linea d’azione più efficace per evitare incontri scomodi e possibilmente emotivi.
La codifica, la fatturazione e le collezioni sono importanti per una fiorente struttura medica, indipendentemente dalle dimensioni o dalla specialità.
La formazione adeguata, la formazione continua e l’istruzione dei cambiamenti in corso nelle leggi, nei codici o nelle pratiche assicurative sono imperativi. Materiali e attrezzature di riferimento aggiornati consentono a questi membri dello staff di avere un impatto positivo sia sui pazienti che sull’ufficio medico.
