Il successo di qualsiasi struttura sanitaria dipende dalla forza della politica finanziaria dell’ufficio medico. È responsabilità del dipartimento di uffici commerciali o del team di servizi finanziari del paziente assicurare che vengano seguite le corrette pratiche commerciali.
Stabilire una politica finanziaria garantisce la capacità dell’organizzazione di continuare a fornire un’assistenza sanitaria eccellente ai pazienti. Il personale dell’ufficio medico dovrebbe essere presentato con la politica finanziaria durante l’orientamento e le riunioni mensili di formazione per tenerli informati.
Ci sono sei categorie principali che devono essere affrontate.
1 Piano strategico
In qualsiasi ufficio medico, ci sono fattori che possono influenzare il successo dell’organizzazione. La chiave sta nell’identificare quei fattori, indipendentemente dal fatto che siano sotto il tuo controllo o meno, e nello sviluppare un piano che porterà al raggiungimento degli obiettivi futuri dell’organizzazione.
Questo processo di identificazione degli obiettivi dell’ufficio medico e lo sviluppo dei piani per raggiungere tali obiettivi è indicato come pianificazione strategica. Ogni studio medico deve sviluppare un piano strategico per una nuova start-up o per la rivalutazione di uno esistente. Ci sono cinque aree di interesse nel processo di pianificazione strategica.
- Effettuare una valutazione
- Identificare una strategia
- Pianificare la strategia
- Implementare la strategia
- Monitorare i risultati
2Contratti
La negoziazione del contratto prevede lo sviluppo di una relazione finanziaria con le organizzazioni gestite. Le organizzazioni di assistenza gestita rappresentano fino al 50% delle entrate nette della maggior parte degli studi medici.
Negoziare contratti di assistenza gestiti richiede una conoscenza approfondita del processo di aggiudicazione. Questo include generalmente i tassi di rimborso, le date di scadenza effettive e di risoluzione, le linee guida per la presentazione dei reclami, i termini di pagamento e altre disposizioni contrattuali.
Ogni strategia di negoziazione del contratto di studio medico sarà unica in base a vari fattori, ma queste idee di base dovrebbero essere tenute a mente:
- Conoscere il mercato
- Essere realistico
- Assumere un consulente
3Charge Capture
L’importanza della cattura dei costi dovrebbe essere espressa a tutti i reparti . Lo staff clinico deve essere consapevole della propria responsabilità nei confronti degli account ricevibili tramite una documentazione accurata e l’acquisizione dei costi.
L’acquisizione della carica include il collegamento appropriato dei codici medici ai servizi e alle procedure rese durante la visita del paziente. Ogni area clinica svolge un ruolo importante nella tempestività della codifica e nell’accuratezza della fatturazione.
4 Metodologia di pagamento
Comprendere i diversi metodi di pagamento è essenziale per la gestione finanziaria dell’ufficio medico. La gestione finanziaria include tutte le componenti del ciclo dei ricavi, compresi i crediti.
I crediti commerciali, noti anche come conti paziente, si riferiscono a ricavi generati ma non ancora riscossi. Per garantire un flusso di cassa sufficiente per una gestione efficace, l’ufficio medico ha la responsabilità di massimizzare il suo potenziale di guadagno.
Ci sono quattro metodi di pagamento che dovrebbero essere considerati quando si sviluppa una strategia di gestione finanziaria.
- Per Diem / Visita
- Per episodio
- Capitale
- Servizio a pagamento
5 Frodi e abusi
I concetti legali comprendono la comprensione e il rispetto dei regolamenti statali e federali. L’area che ha sempre destato maggiore preoccupazione è costituita da frodi e abusi, in particolare per quanto riguarda il programma Medicare, Medicaid e altri programmi finanziati a livello federale.
La frode si riferisce generalmente alla fatturazione volontaria e consapevole dei reclami medici nel tentativo di frodare qualsiasi programma finanziato dalla federazione per denaro. Le forme più comuni di frode e abuso includono la fatturazione di attrezzature mai fornite, fatturazione per servizi mai eseguiti, addebiti di upcoding per ricevere un tasso di rimborso più elevato e addebiti disaggregati.
6Ciclo dei ricavi
Gestire il ciclo delle entrate in modo efficiente non è un compito facile e richiede una costante attenzione. Ogni fase del ciclo delle entrate – dal momento in cui un paziente è programmato per un appuntamento fino al momento in cui il pagamento viene ricevuto dalla compagnia di assicurazione – è altrettanto importante per massimizzare i rimborsi assicurativi.
È vitale per la stabilità finanziaria dell’ospedale o dell’ufficio medico avere un processo in atto per ciascuna fase del ciclo delle entrate. Non solo riceverete i pagamenti in modo tempestivo, ma ridurrete anche l’onere per il personale addetto alla fatturazione, abbasserete i costi amministrativi e, soprattutto, mantenete un rapporto positivo con i vostri pazienti.
