I risultati di follow-up efficaci nella rapida risoluzione delle richieste dei vostri studi medici. Il follow up delle richieste di rimborso dovrebbe iniziare entro 7-10 giorni dalla richiesta di pagamento. Gli sforzi immediati per ottenere i risarcimenti corrisposti non solo ridurranno i giorni di contabilità clienti ma aumenteranno anche il flusso di cassa.
Un’adeguata dotazione di personale con un’adeguata formazione sulle collezioni fornirà il risultato desiderato nella fase delle collezioni del ciclo delle entrate. Il personale dell’ufficio medico deve essere a conoscenza dei passaggi fondamentali necessari per un seguito efficiente delle richieste di risarcimento.
1 Contatto iniziale
Sii ben preparato. Una volta che avrai finalmente un rappresentante assicurativo al telefono, vorrai avere tutte le informazioni di cui avrai bisogno a tua disposizione. Effettua ricerche approfondite sull’account per porre le domande appropriate. Avere l’ID fiscale e l’NPI della struttura oltre al nome dell’assicurato, alla data di nascita, al numero di polizza, alla data del servizio, ecc.
Assicuratevi di avere le informazioni sui rappresentanti assicurativi. Il nome, il numero di interno (alcune aziende utilizzano un numero identificativo del dipendente) e prima di riagganciare, assicurarsi di ottenere un numero di riferimento della chiamata.
Cercate di ottenere queste informazioni all’inizio della conversazione solo nel caso in cui venite "accidentalmente" scollegati. Ciò ti consentirà di fornire un feedback all’assicuratore quando richiamerai e per la tua documentazione.
2Fai un sacco di domande
Il tuo obiettivo è scoprire quando dovresti aspettarti di ricevere il pagamento. Se sono trascorsi più di 30 giorni dalla data di fatturazione e non si è ancora ricevuta una risposta, il rappresentante dell’assicurazione deve spiegare il motivo del ritardo nel pagamento. Assicurati di fare abbastanza domande sulle domande giuste.
- Qual è lo stato del reclamo?
- Quando è prevista la richiesta di pagamento?
- In quale fase del pagamento si trova il reclamo?
- Qual è l’importo del pagamento?
- Qual è il numero di controllo?
- Perché la richiesta richiede così tanto tempo per essere elaborata?
- Perché la richiesta è pendente o in corso di revisione?
- Dove devo inviare le cartelle cliniche?
- Con chi posso parlare per ottenere il pagamento di questo credito più velocemente?
- Perché il credito non viene pagato in base al contratto?
3Be assertivo
Non aver paura di sfidare i rappresentanti assicurativi. La maggior parte delle compagnie di assicurazione utilizzano tattiche di stallo per ritardare il pagamento. Se stai discutendo di un reclamo con un rappresentante assicurativo, non lasciarli scappare dandoti informazioni false. Se si rifiutano di darti un motivo valido per spiegare perché il tuo reclamo viene trattenuto, chiedi di parlare con qualcuno di autorità, come un supervisore.
Mentre sei in possesso del rappresentante dell’assicurazione che discute il reclamo, scopri se potrebbero esserci altri articoli mancanti o non validi che potrebbero ritardare il pagamento. Se sviluppi un buon rapporto con almeno un rappresentante assicurativo per ciascun vettore, potresti essere in grado di convincerli a fornirti maggiori dettagli sul reclamo rispetto al solito.
4Attenzione appropriata
Ora che hai scoperto lo stato del tuo reclamo puoi prendere le misure appropriate per accelerare la procedura di pagamento. Qualunque azione tu fai dipende da quale delle comuni tattiche di stallo la compagnia di assicurazione ha usato per ritardare il pagamento.
Manager / Supervisori: assicurati che ci sia una politica in atto in modo che i tuoi dipendenti sappiano come risolvere rapidamente uno dei seguenti elementi:
- Nessun reclamo su file
- Cartelle mediche necessarie per un’ulteriore revisione
- Hai bisogno di informazioni COB sull’assicurazione primaria
- Informazioni necessarie dal membro / sottoscrittore
- Autorizzazione preventiva non archiviata
- Referente non archiviato
- Informazioni sulla richiesta mancante o non valida
- Sono necessarie informazioni preesistenti dal medico di base
- Nessuna necessità medica
- Necessarie informazioni sugli incidenti
5 Coinvolgere il paziente
Questo dovrebbe essere un l’ultima spiaggia, ma potrebbe essere necessaria.
Ci sono alcuni modi per gestire questo passaggio.
- Invia al paziente una fattura.I pazienti di solito rispondono soprattutto se si aspettano di pagare poco o nulla per la loro visita. Chiameranno te o la compagnia assicurativa. O è buono.
- Contattare il paziente telefonicamente. Utilizzare questa chiamata per ottenere l’aiuto del paziente per ottenere il risarcimento. Prendi il paziente dalla tua parte. Non vogliono essere responsabili per il conto, è quello per cui pagano i premi assicurativi.
- Avvia una chiamata in conferenza. Se riesci ad avere il paziente al telefono, prova a organizzare una chiamata in conferenza in modo da poter essere testimone di tutto ciò che viene discusso tra il paziente e l’assicuratore.
