Comunicazione bidirezionale
Affinché la comunicazione possa essere completata, devono essere condivise idee o informazioni, qualcuno che dia l’informazione o l’idea e qualcuno che riceverà le informazioni.
La comunicazione è migliore quando è reciproca, nel senso che le idee e le informazioni sono condivise tra le due persone, con ogni dare e prendere dallo scambio. Quando la comunicazione è unilaterale, la possibilità di errori di comunicazione o di incomprensioni è alta, e ciò porta a aspettative insoddisfatte ea scarsi risultati.
In una relazione, molto spesso torniamo indietro e ci scusiamo per qualsiasi incomprensione e riproviamo. Ma in uno studio medico, i problemi di comunicazione possono essere costosi sia fisicamente che finanziariamente. Studi tra i leader più efficaci dimostrano che la comunicazione è l’abilità più importante che un manager o un leader può possedere e utilizzare.
Comunicazione efficace nell’ufficio medico Impostazione
Per comunicare in maniera più efficace, informazioni chiare e concise sono fondamentali.
Sia che si tratti di una comunicazione scritta, di un’e-mail in ufficio, di un’interazione one to one o di un’impostazione di gruppo, è importante attenersi all’argomento in questione e non allontanarsi dal punto. L’utilizzo dei cinque W e un approccio H al giornalismo contribuiranno a mantenere l’attenzione sulla questione:
Chi:
- Chi ha bisogno che le informazioni siano condivise? Chi influenzerà questa informazione? Chi è o sarà responsabile? Cosa:
- Quali misure devono essere prese? Quale risultato è desiderato? Quali risorse sono necessarie per completare il processo o il progetto? Quali sono le circostanze che influiscono direttamente sulla questione? Perché:
- Perché è così importante? Perché la persona che riceve queste informazioni è inclusa? Dove:
- Dove si svolgerà l’evento, la riunione, il lavoro? Dove sono i materiali o i dati necessari per completare il progetto? Quando:
- Quando è la riunione? Quando è la scadenza? Quando vengono richiesti feedback o progressi? Come:
- In che modo verrà misurato il successo? Come saranno valutate le prestazioni? Come sarà certo il completamento? Sii chiaro e conciso – Elimina Chatter e Fluff
Queste sono solo alcune delle domande che potrebbero essere indirizzate per mantenere le informazioni chiare e concise. Un’altra buona regola generale quando si rivolge agli altri è: "Dì cosa intendi, e intendi quello che dici".
Quando gli altri sanno che tu dai informazioni e feedback significativi, sono più propensi ad ascoltare attentamente e considerare il tuo scambio con rispetto. Un manager che chiacchiera, chiacchiera incessantemente su argomenti non aziendali, o si allontana dall’argomento durante le riunioni, sarà meno efficace perché i suoi dipendenti inizieranno ad affinare il "fluff". Mentre è importante avere un rapporto di lavoro con i tuoi colleghi e dipendenti, è altrettanto importante avere una consapevolezza professionale.
Feedback – Ascolto attivo
Il feedback è un’altra parte importante della comunicazione efficace. L’ascolto di feedback aiuterà tutte le parti nella comprensione. Una tecnica chiamata "ascolto attivo" è uno strumento utile per garantire che la comprensione sia completa. In questa tecnica, l’ascoltatore riformulerà le informazioni che hanno ascoltato con le loro stesse parole. Se questa informazione è corretta, lo scambio è completo, altrimenti il mittente delle informazioni può correggere eventuali malintesi in questo momento. Questo scambio richiede solo un po ‘più di tempo ed è uno strumento efficace per la creazione di responsabilità perché tutti coloro che sono coinvolti nello scambio sanno che le aspettative erano chiare e comprese.
I vantaggi di una comunicazione chiara nell’ufficio medico
