I responsabili degli uffici medici sono fondamentali per il successo della struttura che gestiscono. La definizione comune di un manager è semplicemente qualcuno che può riunire le persone per raggiungere gli obiettivi desiderati. Semplice, vero? Con la giusta combinazione di capacità, conoscenza e determinazione, ogni manager può condurre con successo il proprio team a raggiungere gli obiettivi dell’ufficio medico.
Abilità di leadership
Un saggio proverbio dice "Se pensi di essere in testa e nessuno sta seguendo, stai solo facendo una passeggiata". Per essere un efficace manager d’ufficio, è importante essere un buon leader.
In un ufficio medico, questo potrebbe significare che il responsabile dell’ufficio mette il successo e il benessere complessivi della pratica nel suo complesso in vista dei propri desideri e bisogni o di quello di qualsiasi dipendente. Questa può essere una parte scomoda del lavoro, ma i leader che sono costantemente onesti, leali e affidabili troveranno che i loro dipendenti e medici rispetteranno e ammireranno per prendere le decisioni difficili quando non tutti sono d’accordo.
Abilità comunicative
Con la pianificazione e la cura, il responsabile dell’ufficio può aumentare l’efficienza e l’efficacia in modo esponenziale attraverso tecniche e pratiche di comunicazione di successo. La comunicazione è uno degli strumenti più importanti in ogni relazione, personale o professionale. Affinché la comunicazione sia completata, devono esserci idee o informazioni da condividere, qualcuno che dia l’informazione o l’idea e qualcuno che riceverà le informazioni.
Una comunicazione efficace non è solo parlare e ascoltare. Significa avere reciproco rispetto e comprensione tra il personale e il management. È a beneficio del responsabile dell’ufficio impostare il tono per una comunicazione efficace.
- Stabilire aspettative chiare per ogni dipendente. I manager devono assicurarsi che siano specifici in ciò che si aspettano dai loro dipendenti.
- Fornire feedback. I dipendenti devono ricevere un feedback su base regolare, sia che stiano dicendo loro che stanno facendo un ottimo lavoro o che sono critiche costruttive.
- Ascolta. I dipendenti possono essere un’ottima risorsa per le operazioni d’ufficio. Hanno una conoscenza di prima mano dei processi o delle politiche dell’ufficio e possono offrire ottime idee per aiutare a far funzionare le attività d’ufficio in modo più efficiente
Capacità di motivare lo staff
Come leader della tua organizzazione, una delle tue numerose responsabilità è trovare i modi per motivare i tuoi dipendenti . È importante capire quali fattori influenzano la prestazione massima e come.
Molti manager praticano il sistema dell’uso del rinforzo negativo per motivare i propri dipendenti. I manager inconsapevolmente creano lavoratori compiacenti che lavorano abbastanza duramente da non essere licenziati. Affinché la lode e il riconoscimento funzionino in modo efficace, i manager devono essere coerenti. I dipendenti iniziano ad aspettarsi di essere regolarmente riconosciuti e perderanno la motivazione se si sentono trascurati o ignorati.
Indipendentemente dal grado di riconoscimento che dai ai tuoi dipendenti, vogliono vedere finalmente quanto sono preziosi per l’azienda. Ciò si presenta sotto forma di incentivi monetari e maggiore responsabilità. Il modo migliore per ottenere le massime prestazioni dai dipendenti è incorporare entrambi questi fattori nella politica di miglioramento delle prestazioni.
Impegnato in un eccellente servizio clienti
Lo scopo dell’ufficio medico è quello di eseguire le attività amministrative necessarie per fornire un eccellente servizio clienti ai nostri pazienti. Sia che si tratti di rispondere ai telefoni o di fatturare e codificare le affermazioni mediche, le attività svolte dall’ufficio medico hanno un impatto sull’esperienza complessiva del paziente.
I responsabili degli uffici medici impegnati in un eccellente servizio clienti guidano il personale nelle azioni, non solo a parole. Alcune di queste azioni includono:
- soddisfare i bisogni dei nostri pazienti al meglio delle nostre capacità
- rispondere ai reclami e al feedback dei pazienti in modo professionale
- fornire un ambiente accogliente, compassionevole e culturalmente competente
- riconoscendo il valore aggiunto dai nostri pazienti deducendo risorse per sostenere risultati clinici, finanziari e personali positivi
