L’obiettivo generale della gestione dei conti clienti è ottenere il periodo di raccolta più breve possibile. I crediti commerciali, noti anche come conti paziente, si riferiscono a ricavi generati ma non ancora riscossi. Per garantire un flusso di cassa sufficiente per una gestione efficace, l’ufficio medico ha la responsabilità di massimizzare il proprio potenziale di guadagno. Management Gestione contabilità clienti (AR) comprende quasi tutte le aree dell’ufficio medico.
La gestione dei crediti con successo richiede una piena comprensione del modo in cui ciascuna area o reparto si relaziona e influenza il ciclo delle entrate e il periodo di raccolta delle AR. Esploriamo ciascuna delle otto aree chiave.
1. Concetti legali
I concetti legali comprendono la comprensione e il rispetto delle normative statali e federali. L’area che ha sempre destato maggiore preoccupazione è costituita da frodi e abusi, in particolare per quanto riguarda Medicare, Medicaid e altri programmi finanziati a livello federale.
La frode si riferisce alla fatturazione volontaria e consapevole dei reclami medici nel tentativo di frodare qualsiasi programma finanziato a livello federale per denaro. Le forme più comuni di frode e abuso includono la fatturazione di attrezzature mai fornite, fatturazione per servizi mai eseguiti, addebiti di upcoding per ricevere un tasso di rimborso più elevato e addebiti disaggregati.
L’Office of Inspector General (OIG) ha progettato e diffuso avvisi di frode speciali per la comunità dei fornitori di assistenza sanitaria.
Queste segnalazioni erano destinate a pubblicizzare le tendenze nazionali di frode al pubblico in generale. È anche un modo per fornire informazioni e consapevolezza sulle pratiche fraudolente all’interno dell’industria e affrontare le violazioni specifiche della legge di Medicare e Medicaid contro i contraccolpi.
2. Negoziazione del contratto
La negoziazione del contratto prevede lo sviluppo di una relazione finanziaria con le organizzazioni gestite.
Le organizzazioni di assistenza gestita rappresentano fino al 50% delle entrate nette della maggior parte degli studi medici.
Negoziare contratti di assistenza gestiti richiede una conoscenza approfondita del processo di aggiudicazione. Ciò include i tassi di rimborso, le date di scadenza effettive e di risoluzione, le linee guida per la presentazione dei reclami, i termini di pagamento e altre disposizioni contrattuali.
Ogni strategia di negoziazione del contratto di studio medico è unica e si basa su vari fattori, ma queste idee di base dovrebbero essere tenute a mente:
Conoscere il mercato:
- Sai quale percentuale del tuo mercato ha Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare o non assicurati? Un’indagine di mercato fornisce preziose informazioni necessarie per tutte le negoziazioni contrattuali. Essere realistici:
- Comprendere l’ambiente assistenziale gestito, inclusi i vari metodi di pagamento, fornirà una base di informazioni necessarie per adottare un approccio realistico nella negoziazione. Assumere un consulente:
- Molte organizzazioni si affidano a servizi di consulenza per fornire trattative per la gestione dell’assicurazione gestita a causa della natura complessa dei contratti e degli aspetti legali coinvolti. Il consulente legale deve essere consultato su tutte le questioni contrattuali quando vi sono esposizioni considerevoli e varie alle organizzazioni o quando le questioni contrattuali non rientrano nell’ambito delle competenze della direzione dell’ufficio medico.
3. Conformità
Lo sviluppo di un programma di conformità prevede l’elaborazione di un manuale scritto che descriva la politica di conformità e il Codice di condotta del Medical Office. La maggior parte delle politiche di conformità degli studi medici include concetti sia etici che legali. L’OIG (Office of Inspector General) offre questi sette componenti che forniscono una solida base per un programma di conformità dell’ufficio medico.
Conduzione di monitoraggio e auditing interni;
- implementazione degli standard di conformità e pratica;
- designazione di un responsabile della conformità o di un contatto;
- Conduzione di un’adeguata formazione e istruzione;
- rispondere adeguatamente ai reati individuati e sviluppare azioni correttive;
- Sviluppo di linee di comunicazione aperte; e
- Applicare standard disciplinari attraverso linee guida ben pubblicizzate.
- 4. Diritti dei pazienti
L’Office of Personnel Management degli Stati Uniti identifica tre obiettivi principali per lo sviluppo e l’utilizzo dei Diritti dei pazienti.
In primo luogo, rafforzare la fiducia dei consumatori assicurando che il sistema sanitario sia equo e rispondente alle esigenze dei consumatori, fornisce ai consumatori meccanismi credibili ed efficaci per rispondere alle loro preoccupazioni e incoraggia i consumatori ad assumere un ruolo attivo nel migliorare e assicurare la loro salute.
- In secondo luogo, per riaffermare l’importanza di una forte relazione tra i pazienti e i loro operatori sanitari.
- In terzo luogo, riaffermare il ruolo fondamentale che i consumatori svolgono nella salvaguardia della propria salute stabilendo sia i diritti che le responsabilità per tutti i partecipanti al miglioramento dello stato di salute.
- Ci sono otto aree chiave relative ai diritti dei pazienti all’interno dell’ufficio medico.
Informazioni sui pazienti: i pazienti hanno diritto a informazioni accurate e facilmente comprensibili sul loro piano sanitario, sugli operatori sanitari e sulle strutture sanitarie.
- Scelta dei fornitori: i pazienti hanno il diritto di scegliere gli operatori sanitari quando ne hanno bisogno.
- Accesso ai servizi di emergenza: i pazienti hanno diritto a cure mediche di emergenza indipendentemente dalla loro capacità di pagare.
- Consenso informato: i pazienti devono solo acconsentire alle cure mediche se hanno sufficienti informazioni sulla loro diagnosi e tutte le opzioni di trattamento disponibili in termini comprensibili.
- Rispetto e non discriminazione: i pazienti hanno il diritto a cure rispettose e rispettose da parte di tutti gli operatori sanitari e non devono essere discriminati nella fornitura di servizi.
- Riservatezza: i pazienti hanno il diritto di comunicare privatamente e di avere la riservatezza delle loro informazioni identificabili individualmente protette.
- Reclami e ricorsi: i pazienti hanno diritto a una risoluzione equa ed efficace di qualsiasi reclamo presentato all’ufficio medico.
- Responsabilità dei pazienti: i pazienti hanno una serie di responsabilità nei confronti dell’ufficio medico, compresa la partecipazione attiva al loro piano di trattamento, la risoluzione tempestiva dei loro obblighi finanziari e l’interazione rispettosa con tutto il personale.
- 5. Accesso al paziente
Il successo del tuo studio medico dipende in gran parte dall’efficienza dei servizi di accesso al paziente (o dello staff di front end). Il ciclo di un account paziente ha origine con l’inserimento iniziale delle informazioni demografiche dei pazienti. Costruire un dinamite team di accesso ai pazienti è un passo fondamentale verso il miglioramento degli sforzi di fatturazione e riscossione e l’aumento delle prestazioni del ciclo delle entrate.
I motivi tipici per cui la maggior parte dei team di accesso ai pazienti hanno un basso tasso di prestazioni sono la mancanza di risorse adeguate, una formazione inadeguata e livelli di personale insufficienti. Fortunatamente, questi possono essere risolti rapidamente e senza enormi spese.
6. Acquisizione della carica
L’importanza della cattura della carica deve essere espressa a tutti i reparti. Lo staff clinico deve essere consapevole della propria responsabilità nei confronti degli account ricevibili tramite una documentazione accurata e l’acquisizione dei costi.
L’acquisizione della carica include il collegamento appropriato dei codici medici ai servizi e alle procedure rese durante la visita del paziente. Ogni area clinica svolge un ruolo importante nella tempestività della codifica e nell’accuratezza della fatturazione. Ci sono un gran numero di aree che contribuiscono all’acquisizione di cariche, tra cui, a titolo esemplificativo:
Assistenza ambulatoriale
- Gestione dei casi
- Assistenza critica
- Laboratorio
- Maternità
- Unità medico-chirurgica
- Salute mentale
- Medicina nucleare
- Gestione del dolore
- Pediatrico
- Farmaceutica
- Terapia fisica
- Radiologia
- Cura delle ferite
- 7. Gestione delle informazioni sanitarie
Gestione delle informazioni sanitarie è il processo di conservazione, archiviazione e recupero delle informazioni sulla salute dei pazienti in conformità con i requisiti applicabili delle agenzie federali, statali e accreditanti. Ci sono dieci responsabilità nell’ambito della gestione delle informazioni sanitarie.
Codifica medica
- Trascrizione medica
- Necessità medica
- Supporto del personale medico
- Assemblaggio di cartelle cliniche
- Manutenzione di cartelle cliniche
- Archiviazione e recupero
- Privacy e sicurezza
- Rilascio delle informazioni
- Mantenimento della riservatezza
- 8. Servizi finanziari del paziente
I servizi finanziari del paziente sono in ultima analisi responsabili per la fatturazione accurata e tempestiva e la riscossione dei crediti verso l’ufficio medico.
Il processo di fatturazione medica richiede una conoscenza completa dei pagatori delle assicurazioni e delle leggi e dei regolamenti del settore sanitario. Gli emittenti di fatture mediche sono responsabili della presentazione tempestiva di richieste di risarcimento medico o tecnico alle compagnie assicurative, compresi gli uffici dei medici, gli ospedali, le case di cura o un’altra struttura sanitaria.
Un efficace follow-up delle raccolte si traduce nella rapida risoluzione delle richieste di assistenza medica. Il follow up dei reclami dovrebbe iniziare entro sette-dieci giorni dalla richiesta di pagamento. Gli sforzi immediati per ottenere i risarcimenti corrisposti non solo ridurranno i giorni di contabilità clienti ma aumenteranno anche il flusso di cassa.
Un’adeguata dotazione di personale con un’adeguata formazione sulle collezioni fornirà il risultato desiderato nella fase di raccolta del ciclo delle entrate. Il personale dell’ufficio medico dovrebbe essere a conoscenza dei passaggi fondamentali necessari per un controllo efficace delle richieste di risarcimento.
La collaborazione e la cooperazione di tutte e otto le aree sono parte integrante del successo della gestione dei crediti. Sebbene esistano barriere inattese che possono influire sul periodo di raccolta delle AR, è il ruolo della leadership quello di identificare e adeguare questi ostacoli al successo dell’organizzazione.
